Tips para redactar un mail eficaz

Escrito por  Lunes, 28 Mayo 2012 15:12
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El correo electrónico es una herramienta clave en nuestra comunicación diaria en todos los contextos de la vida actual.

 

Un correo mal redactado o con términos que den para muchas interpretaciones puede afectar los resultados positivos que deseamos, por ello, compartimos contigo algunas claves para redactar un mail eficaz. Recuerda que muchos de los tips que dejamos acá puedes compartirlos con tu mamá.

 

  • Debes tener en cuenta algunas características del receptor, por ejemplo: es una persona que recibe gran cantidad de correos al día, tiene tiempo para leer, no finaliza la lectura de los mails excesivamente largos, pueden confundir nuestro mail con SPAM, si detectan una venta adquieren una actitud defensiva (quiénes son, cómo consiguieron mi mail, etc.)

 

  • Antes de enviar el mail, piensa y estructura qué quieres comunicar, evita ambigüedades. Si no estás convencido es mejor no enviarlo. Es mejor no causar una mala impresión o molestar con correos absurdos.

 

  • Cuando no conoces al remitente, es fundamental que te presentes, unas pocas líneas bastará para esto. Realizado esto,  puedes pasar a lo esencial del mensaje. Si requieres o no de una respuesta, puedes hacerlo saber en este momento.

 

  • El correo debe finalizar agradeciendo la atención y el tiempo prestado a tú mensaje, en este punto, es necesario ser breve y cordial, no exagerar de adulación y cumplidos.

 

  • El trato puede ser directo y cordial en la mayoría de los casos. Resulta más personal que te dirijas a la persona/destinatario por su nombre.

 

  • Firma el correo con tu nombre y el de la empresa o institución a la que pertenezcas, de esta forma el destinatario sabe que hay una persona detrás del correo.

 

  • Si sabes con certeza el tipo de público al cual te estas dirigiendo, puedes hacer una excepción y cambiar el registro lingüístico. Si no tienes claro con quién estas realizando la comunicación, lo mejor es, mantener un registro formal y cordial.

 

  • Toma en cuenta que el título es el primer punto de contacto con el destinatario, por lo que ese importante saber elegirlo.  De acuerdo al título, el destinatario decide qué hacer con el correo (abrirlo o no, enviarlo a la papelera, marcarlo como SPAM). Además, el título debe amalgamarse con el contenido de tu mensaje, de esta manera evitas que el destinatario se sienta defraudado.

 

  • Firmar el correo es súper importante y debe incluir elementos básicos como: nombre, organización, página web o blog, perfil en alguna red social (de acuerdo al contexto del mail)

 

  • Para dar un formato adecuado y tener legibilidad y comprensión en el mail, te recomendamos: no utilizar negrita o cursiva en exceso, evita el subrayado (tiende a confundir con algún enlace), utiliza una fuente Arial, Verdana, Tahoma o Helvetica entre 10 y 12, evita las abreviaturas.

 

  • Revisa tu ortografía.

 

  • Utiliza un usuario que te identifique a ti o a tu organización.

 

  • Si realizas un envío masivo, asegúrate de indicar solo una dirección en el campo Para: y agregar las demás direcciones en el campo de Copia Oculta.

 

Con información de: wezstudio.com

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